¿Qué es una factura electrónica
Una factura electrónica, también denominada efactura, e-factura o factura digital
es un documento
electrónico que cumple con los requisitos legales y reglamentarios exigibles en las facturas tradicionales
garantizando la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido, en definitiva es la versión
electrónica de las facturas tradicionales en papel.
¿Qué NO es una factura electrónica?
Una factura que recibimos por un medio electrónico pero no contiene una
firma digital, esto no es una factura electrónica, por lo tanto no puede archivarse como tal y debe archivarse
en papel.
¿Qué es la firma digital?
Es una información que añadida a un documento permite asegurar al destinatario
que fue creado por su remitente (autenticidad) y que no ha sido modificado (integridad).
La forma de integrar en un documento una firma digital, es a través del certificado digital o certificado electrónico.
Obligaciones del emisor y receptor de la factura electrónica
Emisor:
- Se necesita el consentimiento del receptor o cliente de forma expresa por cualquier medio,
verbal o escrito.
- Se tiene que acordar con el cliente el formato de la factura electrónica y cuál va
ser el medio telemático de envío, por ej.: email, ftp, página WEB desde dónde se pueda descargar la
factura...
- Se debe conservar la copia o matriz (conjunto de datos, tablas, base de datos o sistemas de
ficheros que contienen todos los datos reflejados en las facturas junto a los programas que permitieron
la generación de las facturas). Si se conserva la matriz no es necesario conservar las copias de las
facturas electrónicas firmadas, porque se puede volver a emitir.
Receptor:
- Hay que conservar la factura en soporte informático para su futura consulta, auditoria, acreditación
de compra y cómputo de garantía.
- Esta obligado legalmente a verificar la firma de la factura electrónica y la identidad del emisor,
así como comprobar que el certificado utilizado para la generación de la firma electrónica no ha perdido
su eficacia por revocación (que ha sido invalidado antes de su caducidad), caducidad o cualquier causa
establecida en el ordenamiento jurídico.
- Se debe guardar la información relativa a la comprobación de la validez de la firma electrónica,
o que permita comprobar esta validez transcurrido un tiempo.
ZGEST FACTURA-E
Factura-e le permitirá la firma, emisión y almacenamiento de
las facturas electrónicas realizadas a sus clientes, manteniendo de forma estricta todos los requerimientos
de acuerdo a la legislación vigente
Incluye
- Certificado digital especifico para facturación.
- Control de autorizaciones de clientes para la recepción de facturas electrónicas
- Firma y gestión de los documentos por los autorizados de la empresa.
- Publicación automatizada y almacenamiento en un espacio WEB B2B, sólo accesible por el cliente
autorizado.
- Control y seguimiento de las descargas de los documentos publicados por los clientes.
- Fomatos de Factura gestionados:
- PDF
- PDF firmado
- Facturae 3.2
- Facturae 3.2.1
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