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¿Qué es una factura electrónica

Una factura electrónica, también denominada efactura, e-factura o factura digital es un documento electrónico que cumple con los requisitos legales y reglamentarios exigibles en las facturas tradicionales garantizando la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido, en definitiva es la versión electrónica de las facturas tradicionales en papel.

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¿Qué NO es una factura electrónica?

Una factura que recibimos por un medio electrónico pero no contiene una firma digital, esto no es una factura electrónica, por lo tanto no puede archivarse como tal y debe archivarse en papel.

¿Qué es la firma digital?

Es una información que añadida a un documento permite asegurar al destinatario que fue creado por su remitente (autenticidad) y que no ha sido modificado (integridad).

La forma de integrar en un documento una firma digital, es a través del certificado digital o certificado electrónico.

Obligaciones del emisor y receptor de la factura electrónica

Emisor:

  • Se necesita el consentimiento del receptor o cliente de forma expresa por cualquier medio, verbal o escrito.
  • Se tiene que acordar con el cliente el formato de la factura electrónica y cuál va ser el medio telemático de envío, por ej.: email, ftp, página WEB desde dónde se pueda descargar la factura...
  • Se debe conservar la copia o matriz (conjunto de datos, tablas, base de datos o sistemas de ficheros que contienen todos los datos reflejados en las facturas junto a los programas que permitieron la generación de las facturas). Si se conserva la matriz no es necesario conservar las copias de las facturas electrónicas firmadas, porque se puede volver a emitir.

Receptor:

  • Hay que conservar la factura en soporte informático para su futura consulta, auditoria, acreditación de compra y cómputo de garantía.
  • Esta obligado legalmente a verificar la firma de la factura electrónica y la identidad del emisor, así como comprobar que el certificado utilizado para la generación de la firma electrónica no ha perdido su eficacia por revocación (que ha sido invalidado antes de su caducidad), caducidad o cualquier causa establecida en el ordenamiento jurídico.
  • Se debe guardar la información relativa a la comprobación de la validez de la firma electrónica, o que permita comprobar esta validez transcurrido un tiempo.
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ZGEST FACTURA-E

Factura-e le permitirá la firma, emisión y almacenamiento de las facturas electrónicas realizadas a sus clientes, manteniendo de forma estricta todos los requerimientos de acuerdo a la legislación vigente

Incluye

  • Certificado digital especifico para facturación.
  • Control de autorizaciones de clientes para la recepción de facturas electrónicas
  • Firma y gestión de los documentos por los autorizados de la empresa.
  • Publicación automatizada y almacenamiento en un espacio WEB B2B, sólo accesible por el cliente autorizado.
  • Control y seguimiento de las descargas de los documentos publicados por los clientes.
  • Fomatos de Factura gestionados:
    • PDF
    • PDF firmado
    • Facturae 3.2
    • Facturae 3.2.1

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