Las relaciones con los proveedores se han automatizado para facilitar su gestión, así podemos generar Pedidos para cubrir las necesidades de nuestros clientes, o para la prevención de roturas de stock tramitándose estos automáticamente, también podemos asignar a distintos usuarios la relaciones con ciertos proveedores para mejorar el control y autorización.
Las condiciones de compra por Proveedor son identificadas individualmente, al igual que se pueden incorporar de forma automática sus tarifarios si fuera necesario.
Existe toda una gestión con control de recuento y rechazo que facilita la tarea del almacén ampliamente.

El módulo de Talleres Externos o Auxiliares, permite un control total de los trabajos realizados por tercer fuego, corte, etc, controlando las órdendes de trabajo, así como los materiales entregados, su stock, mermas producidas y coste de realización.

La integración de Internet como medio de comunicación entre la empresa y sus clientes es un hecho constatado del cual no podemos escapar.

Las ventajas que esto ofrece son amplias y altamente beneficiosas siempre y cuando estas partan de la premisa con la que ZGEST actúa, disponer de toda la información via web de la empresa de forma segura on line y en tiempo real.

Es por esto que ZGEST ERP Cerámica puede incorporar un sistema de comercio electrónico B2B (Empresa a Empresa) el cual permita que sus clientes puedan consultar y/o realizar en tiempo real según las limitaciones por Ud. impuestas las siguientes operaciones:

• Acceder de forma sencilla y multipunto al catálogo de Productos, sus características, packing, sustitutivos y combinados.
• Consultas de Precios y situaciones de stock, incluidas las previsiones de entradas por compras o producción.
• Anotación de Pedidos según las condiciones específicas del cliente.
• Control del Riesgo Comercial, e información de los orígenes y causas de deuda.
• Auto-realización de Ofertas y Proformas.
• Consulta de Estado y curso de Pedidos y Cargas.
• Histórico de Compras
• Obtención de copia de Documentos como Facturas, Albaranes, Pedidos o Proformas
• Factura electrónica
• Registro y revisión de Incidencias

Otra posible opción, es la incorporación de un sistema de comercio electrónico B2C (Empresa a Cliente), lo que le permitirá generar automáticamente una web de comercio online para la venta directa de sus productos al cliente final, con sólo pulsar un botón, ya que todo el sistema se genera de forma automática.

Un hecho constatado es la evolución de las nuevas tecnologías en el área de producción de baldosas cerámicas en los últimos 25 años, permitiendo diseños, formatos y calidades impensables hace sólo unos días, y todo ello con un grado de automatización muy elevado.

La necesidad de una optimización de los costes hace indispensable mejorar la gestión de los recursos tanto técnicos como materiales de todo aquello que interviene en la producción para ser comercialmente viables, de ahí que el sistema de gestión de la producción este destinado al control y seguimiento exhaustivo de los recursos propios.

Uno de los principales costes, aparte de los humanos, y que tiene un tratamiento especial son los esmaltes y su gestión de laboratorio, dónde es necesario conocer perfectamente la formulación de cada color y su escandallo histórico tanto para mejorar su coste como para aproximar en cada nueva partida de fabricación de un mismo modelo el color y calidad de la partida anterior.

Debido a la evolución del mercado, las partidas de producción son más ajustadas a las necesidades de los clientes, por lo que es imprescindible la realización de Planes de Producción , tanto para el aprovisionamiento de materias primas y realización de esmaltes (MRP) como para tener un conocimiento por parte del departamento comercial de la producción y poder comunicar al cliente las fechas de entrega de acuerdo a la producción prevista de la forma más certera posible.

El control de las operativa de las líneas en cualquiera de sus fases, silos, molturación, prensa, laboratorio, esmaltado, hornos y clasificación, sus necesidades, mermas y estado en el que se encuentran son básicas y necesarias para un conocimiento de la situación en la planta y una optima toma de decisiones
Mención especial para la clasificación y etiquetado, ya que de ello depende la logística y la función comercial de rápido acceso y entrega.

Aparte de la funcionalidad estándar de Cartera que permite la gestión de cobros y remesas se ha realizado un módulo especial para la Gestión de Anticipos facilitando el control de estos sobre las facturas u otros documentos del sistema, en 'divisa' o 'euro', imprimiendo y controlando la solicitud, el importe pendiente y la cancelación de los mismos.

También se ha incorporado a la Cartera de Pagos no sólo la emisión de pagarés sino también la tramitación a través de operaciones de 'confirming'.

Ante las necesidades de control de riesgo, no sólo se realiza un exhaustiva gestión de este, sino que se ha incorporado un módulo de Compañías Aseguradoras que le permiten realizar automáticamente y controlar las operaciones declaradas, así como los históricos de las distintas situaciones de los clientes en las distintas pólizas operativas en cada momento, inclusive la simultaneidad de más de una compañía aseguradora.

Los Costes se pueden asociar a cada producto, así como a una lista de materiales auxiliares y costes adicionales, creándose un sistema analítico que conjunta tanto los 'costes directos' como los 'costes indirectos' con un reparto automático en función de aquello que la empresa decida en cada momento, desde la producción, a las ventas, el consumo energético, el ratio de beneficio, las horas trabajadas, etc.

La flexibilidad en el sistema de ventas permite a ZGEST ERP Cerámica adaptarse tanto a pequeñas empresas con una necesidad de mayor 'libertad' en las actuaciones interdepartamentales, hasta la rigurosidad necesaria de una gran industria donde el control exhaustivo sobre el usuario y sus relaciones con otros es básico para un perfecto funcionamiento.
El ciclo completo de ventas se compone de:

• Oferta/Presupuesto
• Proforma
• Pedido
• Orden de Preparación de Carga
• Albarán
• Packing List
• Factura (comercial, aduana y Factura electrónica)

También se permiten ciclos cortos de documentación pasando directamente de Pedidos a Facturas, así como la realización de facturas directas, y en los casos de Almacén con venta al público el servicio directo y control de cobros.

Uno de los pilares fundamentales es la gestión operativa desde el punto de Pedido o Proforma el cual permite al comercial sin abandonar esta opción conocer cualquier situación tanto del cliente en los aspectos históricos o de situación de riesgo, como del almacén y Planes de producción o Pedidos de Compra.

Existe también una comunicación automatizada entre los distintos departamentos a través de anotaciones en la agenda del CRM o por medio de email al usuario que interviene en los procesos de gestión, veamos algunos ejemplos:

• Notificación al comercial de que existe un retraso en la fecha entrada del Pedido de Compra el cual se ha realizado para cubrir un Pedido de un Cliente.
• Notificación al comercial de que se ha quitado una reserva de material de un cliente porque almacén ha realizado una regulación de stock
• Notificación al comercial de que se le ha reservado el material automáticamente porque ya ha sido producido.
• Notificación al comercial de que su Pedido ha sido aprobado por el departamento de riesgos
• etc.

El sistema permite gestionar múltiples series de documentos y su numeración, así puede utilizarlas para distinguir nacional de exportación, un centro de venta de otro, muestras, etc.

El control de disponibilidad de stocks, estado de riesgo, bloqueos administrativos o de otra índole son constantemente verificados y en tiempo real.

Las reservas de stock a partir de Pedidos o adquisición de compras pueden realizarse de forma manual o automática, siendo notificados por correo los comerciales y representantes de la acción realizada o la disponibilidad existente.
La generación de Ordenes de Preparación de Carga al almacén es total, puede realizarse a partir de un Pedido único, o de varios de forma parcial, asignando la fecha prevista de carga y recomendación de preparación al almacén en caso de picking.
La generación de los albaranes se realiza a partir de la confirmación total o parcial de la Orden de Preparación de Carga, bien manualmente o de forma automática en caso de existir una gestión SGA (almacén automatizado).

Los documentos (Pedidos, albaranes, facturas, etc) son parametrizables por Cliente, pudiéndose determinar idiomas, o disposiciones de la información diferenciados, inclusive el documento impreso puede ser distinto del remitido por email

La tarificación podrá realizarla de multiples formas, creando acuerdos generales o personalizados por cliente o grupos de clientes, tanto por producto como por cantidades, a precios netos o combinados con descuentos y recargos.

En la gestión de precios por volumen podrá incluso operar con un tipo de unidad distinto del propio, un caso típico sería aquel producto que tarifamos a M2, estocamos en CA (cajas), pero para el precio marcamos que el descuento por volumen esta establecido en varios tramos: un tramo para ventas inferiores a 1 PA (palet), otro para ventas entre 1 y 5 'PA' (palets) y otro tramo para ventas superiores a los 5 PA (Palets) y todo esto aderezado con que el precio marcado no es para un producto sino para una característica como por ej.: 'TODOS LOS PAVIMIENTOS DEL FORMATO 33X33 Y CLASE STANDARD DE COLOR BLANCO'.

Gestión de Comisiones. Se permiten ilimitados comisionistas por factura, con tipologías diferentes de comisión según productos, aplicándose el cálculo por línea y pudiéndose variar el resultado 'manualmente' si fuera necesario.
Su liquidación puede realizarse por factura emitida, albarán o factura cobrada, existiendo una gestión de liquidación y generación de documentos de autoliquidación para 'Representantes' con el cálculo de IRPF en su caso.
También existe la posibilidad de operar con comisiones directas, o lo que es lo mismo el control y gestión de la comisión que percibimos cuando nuestro proveedor factura directamente a nuestro cliente y nosotros actuamos como 'agentes o representantes'.

La gestión de las relaciones con nuestros Clientes y Posibles Clientes es básico para el buen funcionamiento de nuestra empresa.

El sistema que cubre todo esto es el CRM, que si es de gran importación para el control de los posibles clientes, las visitas, tareas, acuerdos y ofertas realizadas, tanto o más importante lo es para la gestión de las operaciones y situación de los clientes.
Z-CRM posibilita el acceso via WEB en tiempo real por los Representantes o los Responsables Comerciales de los clientes a:

• Situación de Deuda
• Condiciones Comerciales
• Histórico de Compras
• Pedidos y Ofertas
• Estado de Reservas y Ordenes de Carga
• Estado de Incidencias

De esta forma desde cualquier lugar un comercial puede tener una imagen fiel de sus clientes, rápida, sencilla y en cualquier dispositivo, tanto si es un smartphone, como un tablet o un portátil.